Cómo crear una factura en UK

¿Te estás preguntando qué incluir en una factura? Gov.uk dice que hay cierta información que sus facturas deben incluir; siga los pasos a continuación para que sus facturas estén listas y funcionando en poco tiempo.

Paso a paso para facturar en Reino Unido

1.Haga que su factura se vea profesional

El primer paso es estructurar su factura. Puede hacerlo usted mismo usando un procesador de texto o Excel, pero también puede usar una plantilla como la que nosotros te recomendamos aquí:

Incluso puede haber plantillas de muestra en su procesador de texto, según el programa que esté utilizando.

Debe usar fuentes y estilos profesionales que combinen con su marca, luego agregue su logotipo y colores si es posible.

2. Marque claramente su factura

Asegúrese de que sus clientes sepan que están recibiendo una factura. El simple hecho de agregar la palabra factura “INVOICE” en la parte superior de su documento puede hacer que sea más probable que se le pague a tiempo, ya que hace que su solicitud de pago se destaque de otros documentos que su cliente pueda recibir.

Las pautas del sitio web gov.uk también establecen que “debe mostrar claramente la palabra ‘factura’ en el documento”.

Su factura debe tener un número de identificación único. Esto es para sus registros, ya que debe tener una referencia para todas las facturas que ha generado para asegurarse de no crear duplicados.

Puede utilizar una secuencia de números que aumenta gradualmente. También puede usar letras delante de un número, lo que podría indicar un cliente específico.

3. Agregue el nombre y la información de la empresa

Esto significa tanto la información de su empresa como los detalles de la empresa a la que está facturando:

• El nombre, la dirección y los datos de contacto de su empresa.

• El nombre y la dirección de la empresa de su cliente, incluido el nombre de un contacto para que llegue a la persona adecuada.

• La dirección de su oficina registrada y el número de registro de la empresa si es una sociedad limitada, junto con el nombre registrado formal, si es autónomo es recomendable adjuntar el UTR.

4. Escriba una descripción de los bienes o servicios por los que está cobrando

Estas descripciones no necesitan ser largas, pero deben ser lo suficientemente detalladas para que sus clientes sepan qué es lo que están pagando.

Después de todo, si no tienen idea de lo que se les está cobrando, es más probable que consulten la factura, lo que provocará un retraso en el pago.

Una vez que haya agregado una descripción clara de cada artículo, debe agregar la cantidad de cada uno y el precio.

5. No olvide las fechas

Debe agregar algunas fechas a su factura. Estos son:

• La fecha en que proporcionó sus bienes o servicios (la fecha de suministro).

• La fecha en que crea la factura.

Puede agregar la fecha de suministro a la descripción de sus bienes o servicios y agregar la fecha de la factura en la parte superior junto con su nombre, dirección y datos de contacto.

6. Sume el dinero adeudado

Además de incluir los costos de bienes o servicios individuales, también debe indicar el monto total adeudado.

Además, si acordó un descuento con su cliente, anótelo en la factura y réstelo del costo total.

Si corresponde, incluya también el importe del IVA.

7. Mencione las condiciones de pago.

Debería haber acordado las condiciones de pago con el cliente de antemano, pero es una buena idea anotar las condiciones de pago en la factura también.

Entonces, si espera que le paguen dentro de un cierto número de días, recuérdele al cliente incluyéndolo en la factura.

Más importante aún, anote cómo exactamente su cliente debe realizar el pago. Es probable que desee que el cliente realice el pago directamente a una cuenta bancaria. Si ese es el caso, asegúrese de agregar sus datos bancarios.

Incluir condiciones de pago claras, además de facilitar que los clientes le paguen, debería ayudar con el flujo de caja de su empresa, ya que fomenta el pago rápido.

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Emisión de facturas con IVA en Reino Unido

Gov.uk dice que debe utilizar las facturas con IVA si está registrado a efectos del IVA. Estas facturas necesitan más información que las facturas normales. Si no sabe si se tiene que registrar para el IVA/VAT, le aconsejamos que visite nuestro post sobre el VAT en UK o que nos contácte para asesorarse profesionalmente.

La información que debe incluir depende del tipo de factura con IVA que esté emitiendo. Hay una práctica tabla en el sitio web gov.uk que le permite saber qué información debe agregar según la factura.

Sin embargo, en general, necesitan la misma información que las facturas normales, más:

• Su número de registro de IVA.

• El punto de impuestos (hora de suministro) si es diferente a la fecha de la factura

• La tasa de IVA y el IVA total cobrado, si todos los artículos se cobran a la misma tasa.

• Si diferentes artículos tienen diferentes tasas de IVA, entonces muestre esto para cada uno.

Cómo enviar una factura en UK

La forma más rápida y sencilla de enviar sus facturas es por correo electrónico. Puede adjuntar su factura en un formato PDF no editable (para evitar fraudes) e incluir una descripción breve y clara de su negocio y factura en el asunto y el cuerpo del correo electrónico.

Diferentes clientes pueden tener diferentes procesos para recibir facturas. Puede ser una buena idea averiguar si hay cierta información para incluir en la línea de asunto que le ayude a cobrar más rápido.

Después de enviar una factura, puede optar por llamar a su cliente para verificar que la haya recibido y, si el pago no llega, puede enviarle un mensaje cortésmente a su cliente.

Alternativamente, existen softwares que puede simplificar el envío de facturas. En algunos casos, puede crear y enviar facturas directamente desde una aplicación móvil.